Қашықтан жұмыс істеуге жаңасыз ба? Бұл құралдар сіздің үйден жұмыс істеуге көшуді жеңілдетеді

Shutterstock.

Коронавирустық індет жалғасуда (тіпті жаңалықтар бөлімдерінде пайда болады ), ұйымдар қызметкерлерден мүмкіндігінше үйден жұмыс істеуді сұрайды.

Кейбіреулер үшін бұл құралдар жинағындағы бос орындарды табуды білдіруі мүмкін. Осыны ескере отырып, біз сіздің командаңыздың жұмыста байланыста және тиімді болу үшін әртүрлі қажеттіліктерін шешуге көмектесетін құралдардың тізімін жасадық.

Жаңа өнімдерді шығару немесе осыған байланысты жабылу жылдамдығын ескере отырып, толық тізімді жасау мүмкін емес, бірақ бұл біз редакциялар пайдаланатын ең көп таралған құралдардың кейбірі. Біз сондай-ақ қабылдау оңай емес күрделі құралдарды ортақ пайдаланудың орнына қарапайым қосу және пайдалану мүмкіндігі бар құралдарды мақсат еттік. Біз баға белгілеу туралы ақпаратты қостық, бірақ ең дәл ақпарат алу үшін платформалардың веб-сайттарын тексеру керек, себебі ол ұйымыңыздың көлемі мен қажеттіліктеріне байланысты әртүрлі болуы мүмкін. Қауіпсіздік шектеулеріне байланысты құралдардың қай нұсқаларын пайдалана алатыныңызға қатысты компанияңыздың саясаты болуы мүмкін екенін есте сақтаңыз.

Бұл құралдар ұйымдардың көпшілігі ортақ үш ортақ құрал қажеттіліктерімен ұйымдастырылған: байланыс, құжаттама және жобаны басқару.

Есіңізде болсын, сіз қолданатын құралдар сіз орындауға тырысып жатқан тапсырмадан күрделірек болмауы керек. Сіз және сіздің командаңыздың жұмыс үрдісі мен жұмыс мәнерлеріне сәйкес келетінін таңдаңыз.

Бетпе-бет сөйлесуді сәтті ету үшін қарым-қатынас платформаңыздың күтулері туралы нақты түсінікті орнату маңызды.

Хабар алмасу платформалары арқылы байланыстың асинхронды сипатын қабылдаңыз. Ақпаратты табу қиынға соғатын немесе қиын болмайтындай арналар немесе чаттар арқылы сөйлесулеріңізді реттеңіз. Хабарланған және шамадан тыс жүктелген арасындағы дұрыс теңгерімді табу үшін хабарландыру параметрлерін калибрлеуге уақыт бөліңіз. Қолжетімділікті орнату үшін кестелер мен күйлерді пайдаланыңыз.

Google Hangouts – бейнеконференция

Google бейнеконференциялық өнімі Hangouts Meet виртуалды жиналыстар, экранды ортақ пайдалану және чат үшін қарапайым интерфейсті ұсынады. Сіз немесе ұйымыңыз G Suite қолданбасын бұрыннан пайдалансаңыз, G Suite-тің қосымша, кәсіпорын деңгейіндегі мүмкіндіктерін 1 шілдеге дейін тегін пайдалана аласыз. Бұл сізге бейне жазуға және 250 адамға дейін кездесулерге мүмкіндік береді.

Электрондық поштаға (Gmail) және күнтізбеге (Google Calendar) арналған G Suite қолданбасын пайдалануға әбден дайын болсаңыз, Google Hangouts Meet қолданбасын пайдалану өте оңай. Google Calendar сіз жіберген әрбір күнтізбе шақыруымен автоматты түрде Meet қоңырауын жасайды және шақырудағы барлық адамдар қоңырауға кіре алады. Қоңырау ішіне кіргеннен кейін интерфейс сөйлесу және экранды ортақ пайдалану үшін оңай. Жеке G Suite есептік жазбасын және жұмыс G Suite есептік жазбасын басқарсаңыз, дұрыс таңдалған есептік жазбаны алу әрқашан қиын болуы мүмкін.

Баға белгілеу
Gmail тіркелгіңіз болса, сізде Google Hangouts Meet тегін нұсқасы бар, ол сізге әр қоңырауға 25 қатысушы алады.

Босаңсу – асинхронды байланыс

Slack кеңінен қабылданды, оны көптеген адамдар жақсы көреді және жек көреді. Негізгі функция көп арналы, жеке және шағын топтық әңгімелер айналасында айналады. Дегенмен, Slack және ұйымыңыз пайдалана алатын басқа платформалар арасында ақпаратты жібере алатын көптеген интеграцияларды пайдалану арқылы Slack пайдалануыңызды күшейте аласыз.

Сіз бірнеше минут ішінде Slack командасымен жұмыс істей аласыз және чат интерфейсі онлайн хабар алмасу жүйелерімен тәжірибесі бар адамдар үшін қолайлы.

Баға белгілеу
Slack-те деңгейлі баға жүйесі бар. Тегін нұсқада шектеулі хабарлар журналы және соңғы интеграциялар бар.

Масштабтау – бейнеконференция

Масштабтау негізгі деңгейдегі жазылымдағы бейнеконференция, экранды ортақ пайдалану, чат және бейне жазуды қамтиды. Жеткілікті интуитивті интерфейс қатысушыларға сеанста болғаннан кейін шарлауды салыстырмалы түрде жеңілдетеді.

Тіркелгіні орнату жылдам, бірақ қажет кезде барлығының қайда екенін білу үшін жиналысты бастауға арналған басқару элементтерімен танысу үшін бірнеше минут қажет. Бейне қоңырау интерфейсінің ішіндегі басқару элементтері өте қарапайым және пайдаланушылардың көпшілігі қажет болған жағдайда чатқа қалай кіруге немесе экрандарды бөлісуге болатынын көре алады. Жазылымның жоғары деңгейлері сізге көбірек адамдар тобымен сөйлесуді үйлестіру кезінде пайдалы болуы мүмкін үзіліс бөлмелері сияқты көбірек құралдарды береді.

Баға белгілеу
Zoom-та деңгейлі баға жүйесі бар. Тегін нұсқа пайдаланушыларға 100 қатысушыға дейін қабылдауға мүмкіндік береді, шектеусіз жеке кездесулер, топтық жиналыстарда 40 минуттық шектеу және жалпы жиналыстардың шектеусіз саны бар.

Skype – бейнеконференция

Skype - 50 адамға дейін бейне немесе аудио конференция қоңырауларын қабылдаудың тағы бір нұсқасы. Сондай-ақ, Skype қолданбасын платформада жоқ адамдарға қоңырау шалу үшін пайдалануға болады. Skype қоңырау кезінде файлдарды ортақ пайдалануды, экранды ортақ пайдалануды және хабар алмасуды жеңілдетеді. Skype пен Zoom арасындағы үлкен айырмашылықтардың бірі - Skype бағдарламасында контактілер кітабын басқаруға және адамдарды жиналыс бөлмесіне шақыруға немесе Масштабтаудағыдай бейне конференцияны жоспарлауға қарағанда, басқалармен қоңырау шалуға болады. Skype дәстүрлі телефон тәжірибесі сияқты жұмыс істейді, ал Zoom виртуалды жиналыс бөлмесі сияқты жұмыс істейді.

Бұл платформа біраз уақыттан бері болды және жылдар бойы көптеген өзгерістерге ұшырады. Егер сіз оны қолданғаныңызға біраз уақыт өтсе, сіз бірнеше жаңа нәрселерді тапқаныңызға таң қалуыңыз мүмкін. Интерфейс желіде хабар алмасу тәжірибесі бар кез келген адам үшін өте ыңғайлы.

Баға белгілеу
Microsoft өнім ретінде Skype бағдарламасының әртүрлі нұсқаларын ұсынады. Баға негізінен қоңырауды пайдалануыңызға байланысты.

WhatsApp тобы – қауіпсіз хабар алмасу және қоңырау шалу

WhatsApp интернет арқылы қоңырау шалуды және шифрланған хабар алмасуды қамтамасыз етеді. Қолданба әртүрлі топтарды жасауға және хабарлауға мүмкіндік береді. Бұл бастапқыда мобильді қосымша болды, бірақ қазір жұмыс үстелі нұсқасы қол жетімді.

WhatsApp интерфейсті чаттар мен қоңыраулар арқылы ұйымдастырады. Чат топтарыңыздың тізімін шығарады. Топтық интерфейске кіру, жаңасын жасау немесе контактіге хабар жіберу үшін бірнеше рет түртіңіз. Сондай-ақ, командаңызға қол жетімді болған кезде білуге ​​көмектесу үшін ағымдағы күйді орнатуға болады.

Баға белгілеу
WhatsApp толығымен тегін.

Мүмкін сізде бұрыннан бар құжаттама репозиторийі бар - барлығына қол жеткізу қажет ақпаратты қадағалау жүйесі. Олай етпесеңіз, бұл біреуін жасау мүмкіндігі.

Кеңсеге қайта оралсаңыз да, адамдардың сұрақтары туындаған кезде ақпарат алу үшін сенімді орын болуы маңызды. Топтық тәжірибелерді, жоба ұсыныстарын, ретроспективаларды, жиналыс жазбаларын және ми шабуылы идеяларын болжамды жерде сақтаңыз, сонда ұйымыңыздағы барлығы қашықтан немесе басқаша пайда көреді. Бұл құралдар сізге құжаттама үйін ретке келтіруге көмектеседі.

Google Docs – мәтінді өңдеу, құжаттар, электрондық кестелер

Google Docs жиі Microsoft Word ретінде қарастырылады, бірақ Интернетте. Ол өзін мәтіндік процессорда модельдесе де, шын мәнінде Word клонынан әлдеқайда көп болды. Ол енді дефакто цифрлық құжат құралына айналды. Негізінде оның функционалдығы өте қарапайым және мәтіндік процессорды пайдаланған кез келген адамға таныс болуы керек. Дегенмен, Google Sheets және Google Slides қоса алғанда, Google Drive өнімдерінің бүкіл желісіне қосылуына байланысты Google Docs сол өнімдерден деректерді, диаграммаларды және кестелерді импорттай алады. Ол сондай-ақ теңшелетін сценарийлерді іске қоса алады.

Мәтіндік процессорды пайдаланған болсаңыз, Google Docs қолданбасында құжат жасауды бастауда қиындықтар болмауы керек. Бұл құжаттарды ұйымдастыру қиынырақ болуы мүмкін. Google Docs — Google Drive бөлігі, мұнда құжаттар, парақтар, слайдтарды әртүрлі жолдармен ұйымдастыруға болады. Компьютеріңіздің файлдық жүйесіне ұқсамай, Google Drive-та өз файлдық жүйеңізді жасайсыз. Басқа Google өнімдері сияқты, жеке G Suite есептік жазбасын және жұмыс G Suite есептік жазбасын ұстасаңыз, белгілі бір уақытта қандай есептік жазбаны пайдаланып жатқаныңызды басқару қиын болуы мүмкін.

Баға белгілеу
Барлық G Suite пайдаланушылары үшін тегін.

Кезек – құжаттама және жобаны басқару

Coda - бұл бірнеше ағындарды біріктіруге бағытталған құжаттама жүйесі. Coda-дағы бірегей мән - бір кеңістікте әртүрлі файл түрлеріне ие болу мүмкіндігі. Слайдтарыңыз, электрондық кестелеріңіз және кестелеріңіз әртүрлі өнімдер арасында жылжытудың орнына бір құжаттың ішінде өмір сүре алады. Бұл жобада жұмыс істеу кезінде біріктіру қажет әртүрлі ресурстарыңыз болса өте пайдалы.

Сіз жасай алатын әртүрлі нәрселер және көптеген әртүрлі интеграциялар бар болғандықтан, мүмкін болатын нәрсені сезіну үшін Coda үлгі галереясын қарап шығу пайдалы. Бұл, әсіресе, бос кенепте жұмысты қалай ұйымдастыру керектігін білмесеңіз өте маңызды.

Баға белгілеу
Coda деңгейлі жоспар жүйесін ұсынады. Тегін нұсқада шексіз редакторлар мен құжат жасаушылар, шексіз көрушілер, шектеулі құжат өлшемі, автоматтандыруға төмен квоталар, шектеулі интеграциялар (сізге қажет болуы мүмкін қарапайым құралдар емес), 7 күндік нұсқалар журналы, нақты уақыттағы бірлескен жұмыс, шексіз қалталар және қоғамдық қолдау.

Ұғым – құжаттама және жобаны басқару

Notion - бұл Google Docs-қа бәсекелес ретінде жиі көрінетін жаңадан келген. Шынында да, ол Evernote, Trello және Airtable сияқты әртүрлі құралдарды біріктіруге тырысады. Notion сөздерді өңдеуден гөрі көп нәрсені жасай алатын құжаттарды жасауға және ұйымдастыруға мүмкіндік береді. Notion ішіндегі құжаттарға істер тізімдері, күнтізбелер, дерекқорлар және т.б. кіруі мүмкін. Құжаттарды ұйымдастыру және сол құжаттардан туындайтын тапсырмаларды басқару үшін орын қажет болса, Notion бұл мәселелерді шешудің бір нүктесі бола алады.

Түсініктердің беттер мен ұйым туралы идеясы алдымен шатасуы мүмкін. Сізде Notion қолданбасында қандай құжаттарды сақтағыңыз келетіні туралы нақты көзқарас болуы керек. Ол көптеген әртүрлі мәселелерді шеше алады, сондықтан сіз тым көп жұмыс істемес бұрын нақты пайдалану жағдайыңызды анықтаңыз.

Баға белгілеу
Ұғымның деңгейлік жоспар жүйесі бар. Тегін нұсқа шексіз мүшелер мен қонақтарды, 1000 «блоктарды» (тиімді түрде мазмұн бөлімдері) және 5 МБ файл сақтау орнын ұсынады.

evernote – құжаттама

Evernote жеке жазбаларды жазу қолданбасы ретінде ұзақ тарихы бар. Ол ұзақ уақыт бойы адамдарға жазбалар жазуға, интернеттен ақпарат жинауға және сенімді тегтеу және санаттау жүйесі арқылы ақпаратты ұйымдастыруға мүмкіндік берді, бұл оны танымал зерттеу құралына айналдырды. Кейбіреулер Evernote-те баға бойынша бірлесіп жұмыс істеу мүмкіндіктері бар екенін білмеуі мүмкін. Evernote бизнес-жоспарында команда жазбалары мен құжаттарды Drive форматында бірге жинайтын Spaces деп аталатын мүмкіндік бар.

Evernote-ты жай ғана жазбалар жазу орны ретінде пайдалануға болады. Бірақ оның қуатты пайдаланушылардың ең қуаттысына төтеп бере алатын қабаттар мен мүмкіндіктер қабаттары бар. Оның веб-қиғышы веб-беттер мен PDF файлдарын интернеттен сақтауға және оларды Evernote тіркелгісінде сақтауға мүмкіндік береді. Жазбаларды шексіз жолдармен сүзу үшін тегтеу мен іздеуді пайдалануға болады.

Баға белгілеу
Evernote-та деңгейлі жоспар жүйесі бар. Тегін нұсқада жазбаларды алудың толық мүмкіндіктері, сондай-ақ тегтеу және іздеу, жазбаларды бөлісу жоқ.

Жобаны басқаруға арналған құралдар бір құрамдас бөлікті басқаратын қарапайым платформалардан ұйымға қажет болуы мүмкін кең ауқымды функционалдық мүмкіндіктерді қарастыратын ауқымды өнімдерге дейінгі гамманы басқарады.

Trello - жобаны басқару

Trello – карталар мен тізімдермен орындалатын жұмыстарды ұйымдастыруға арналған ыңғайлы көрнекі жүйе. Сіз өзіңіздің командаңызға ең жақсы жұмыс істейтін жұмыс процесін құра аласыз, онда элементтер күйіне байланысты тез және оңай жылжытылады. Trello сонымен қатар ұйымдық құрылымды басқаруға көмектесетін ережелер мен интеграцияларды енгізді. Trello-да оның функционалдығын қалай тиімді пайдалануға болатыны туралы кейбір идеялар қажет болған жағдайда үлгілері бар.

Пайдаланушы интерфейсі өте қарапайым және кейбір жобаларды басқару платформалары сияқты қиын емес. Trello кейбір басқа платформаларға қарағанда азырақ жұмыс істейді, бірақ бұл жақсы нәрсе болуы мүмкін, өйткені ол өз мақсатына сай және тым көп функционалдық кедергісіз жасайды.

Баға белгілеу
Trello-да деңгейлі жоспар жүйесі бар. Тегін нұсқада шексіз жеке тақталар, шектеусіз карталар, шектеусіз тізімдер, 100 МБ файлды жүктеп салуға шектеу, 10 командалық тақта және шектеулі автоматтандыру бар.

Ауа үстелі – деректерді басқару және ұйымдастыру

Airtable туралы ойлаудың ең жақсы жолы - үлкен күштері бар электрондық кесте. Airtable көмегімен деректерді таныс кестелік пішімде ұйымдастыруға болады, бірақ ол кейін Trello тәрізді канбан тақталарына, күнтізбелерге және көрнекі галереяларға түрлене алады. Airtable дерекқорына пайдаланушы енгізуін беретін теңшелетін пішіндерді орнатуға болады. Кәсіби пайдаланушылар үшін Airtable бағдарламасында кестелерге геокодтау, диаграммалар және тіпті кестеңіздегі деректер негізінде веб-беттерді жобалау әдісі сияқты қосымша плагин функционалдығын қосатын «Блоктар» бар.

Airtable өзінің функционалдығын сипаттау үшін бірегей тілді пайдаланады. Сіз әдетте электрондық кесте немесе дерекқор деп ойлайтын нәрсе «негіз» деп аталады. Оның базаларыңызға қосылатын модуль технологияларын қосатын «Блоктар» (кәсіби пайдаланушылар үшін) бар. Тілді меңгергеннен кейін Airtable — Google Sheet арқылы пайдалы мүмкіндік беретін өте икемді электрондық кесте құралы.

Баға белгілеу
Airtable деңгейлі жоспар жүйесі бар. Тегін нұсқада шектеусіз базалар, әр базаға 1200 жазба, әр базаға 2 ГБ тіркеме кеңістігі және екі апталық қайта қарау журналы кіреді.

Ауқым - жобаны басқару

Диапазон мақсаттары бойынша кім не істеп жатқанын және командалардың қайда екенін білу жұмысын шешеді. Диапазон жеке тапсырмаларды жоспарлауды және кестелермен және Slack, Google Drive, Calendar, Trello және Github сияқты сіз пайдаланатын қолданбалармен біріктірудің кең ауқымының артықшылықтарымен топтық тіркелуді жеңілдетеді.

Оның ыңғайлы пайдаланушы интерфейсі бар және қосу процесі оны қалай пайдалану керектігін көрсетеді. Кеңестер мен мысалдар сіз оларды қабылдамайынша барлық көріністерде қолжетімді.

Баға белгілеу
10 адамға дейінгі командалар үшін диапазон тегін. Бұл әрбір қосымша әріптес үшін айына $14.

дүйсенбі – құжаттама және жобаны басқару

Дүйсенбі - бұл жобалар мен жұмыс процестерін басқаруға арналған басқарма ұйымдастырған жүйе. Интеграциялар бұрыннан пайдаланып жүрген қолданбаларға қосылады. Жұмыс жүктемесі және уақыт кестелері сияқты әртүрлі көріністер жұмыс күйін пайдалы жолдармен ұсынады, бұл не және қашан жасалып жатқанын өлшеуді жеңілдетеді. Функционалдылықты тапсырмаларды жеңілдететін кодсыз автоматтандыру процедураларымен автоматтандыруға болады.

Сайт көптеген функционалдылықты ұсынады, бірақ жаңа тіркелгілерді қосу процесі сізге жаңа тақтаны орнату процесінде дұрыс бағыт береді. Интерфейсте қол жетімді көп нәрсе бар, сондықтан қандай функционалдық бар екенін түсінуге аз уақыт кетуі мүмкін.

Баға белгілеу
Дүйсенбіде баға пайдаланушылар санына негізделген деңгейлі жоспар жүйесі бар. Айына бес пайдаланушы үшін 39 доллар тұратын негізгі жоспар шексіз тақталарды, 20 баған түрін, Kanban көрінісін, ендірілген пішіндерді, 5 ГБ жадты және бір апталық әрекет журналын ұсынады.

Бұл тізімдегі соңғы екі элемент жобаны басқарудың өте сенімді платформалары болып табылады, егер сіз жұмыс үрдісіндегі аралық олқылықтарды шешуге тырыссаңыз, сіз іздегеннен де көп болуы мүмкін. Дегенмен, жобаны басқарудың неғұрлым қарқынды платформаларын бағалауға дайын болсаңыз, бұл қарастыруға арналған барлығы бір нұсқа.

Асана – барлығы бір құжаттама, жобаны басқару және коммуникациялық платформа

Asana - маркетинг, сату, операциялар, өнім және әртүрлі жұмыс процесін басқару қажеттіліктері бойынша әртүрлі қолданбаларды шешуге болатын ауқымды жобаларды басқару платформасы. Оның барлық функционалдығын қысқаша сипаттау қиын, өйткені Asana бірнеше жобаны басқару кеңістігін қарастырады. Ол байланыс, тапсырмаларды басқару, кестелер, жобаның жұмыс процесі және т.б. қоса, жоғарыда аталған өнімдердің комбинациясының көптеген функционалдығын қамтиды.

Баға белгілеу
Асанада деңгейлі жоспар жүйесі бар. Тегін нұсқа тапсырмаларды басқаруды қамтиды; тізім, тақта және күнтізбе көріністері; тапсырушылар және төлеу мерзімі; 15 командаға дейін және қолданба интеграциясы.

Базалық лагерь – барлығы бір құжаттама, жобаны басқару және коммуникациялық платформа

Қашықтықтан жұмыс істеуге мұрындық болған компания салған Basecamp, құралға қажетті барлық негізгі қажеттіліктерді бір кешенді шешімде шешуге уәде береді. Basecamp бағдарламасында жобалар жасайсыз. Жобалар ішінде істер тізімдерін жасауға, тапсырмаларды тағайындауға, топ мүшелеріне хабарландырулар жіберуге, жиналыстарды жоспарлауға, құжаттарды бөлісуге және топтық чаттарды бастауға болады. Осының барлығымен Basecamp теориялық тұрғыдан Google Docs, Slack, Dropbox, Trello және Asana-ның орнын басуы мүмкін.

Basecamp қашықтағы жұмыстың асинхронды сипатына қатты көңіл бөледі. Егер сіз әртүрлі қашықтықтағы байланыс мүмкіндіктері бар адамдармен әртүрлі кестелер бойынша, әртүрлі жерлерде жұмыс істеуге мүмкіндік беретін шешім іздесеңіз, Basecamp - бұл өте қызықты шешім.

Basecamp сияқты өнімді сатып алу оның бүкіл өнімді басқару философиясын сатып алуды білдіреді. Бұл шынымен де кейбір адамдар үшін жұмыс істейді және басқаларды өшіреді. Бірақ егер сіз кешенді шешімге дайын болсаңыз, Basecamp-ті үйренуге уақыт бөлу сізге ұйымыңыз үшін не жұмыс істейтіні және не істемейтіні туралы көп нәрсені үйретеді.

Баға белгілеу
Шексіз пайдаланушылар мен жобалар үшін айына $99.

Тайлер Фишер директордың орынбасары, технология бойынша Жаңалықтар катализаторы . Оған tyler@newscatalyst.org мекенжайы бойынша және Twitter-де хабарласуға болады @tylrfishr .

Хизер Брайант директордың орынбасары, өнім Жаңалықтар катализаторы . Оған heather@newscatalyst.org мекенжайы бойынша және Twitter-де хабарласуға болады @hbcompass .

News Catalyst жаңалықтар ұйымдарына тұрақты цифрлық бизнеске айналдыруға көмектеседі.